Comment préparer un accord de confidentialité ?

Définition : Un accord de confidentialité (également appelé en anglais NDA : Non-Disclosure Agreement) a pour objet d’imposer à une ou plusieurs parties le silence concernant les informations qui leur sont communiquées dans le cadre de négociations.

Accord de confidentialité : unilateral ou bilatéral

L’accord de confidentialité peut être unilatéral : une seule partie communique des informations confidentielles (la partie divulgatrice) à une autre partie qui les reçoit (la partie bénéficiaire). Dans ce cas, seule la partie bénéficiaire est tenue au silence concernant les informations qui lui sont communiquées. L’accord de confidentialité peut aussi être bilatéral : les deux parties communiquent et reçoivent des informations confidentielles de l’autre partie. Elles sont donc toutes deux tenues au silence. L’accord de confidentialité permet aux parties de protéger les informations qu’elles sont amenées à s’échanger au cours de leurs négociations et à prévenir les risques de divulgation.  

Les informations confidentielles dans l'accord de confidentialité

Lors de la conclusion d'un accord de confidentialité, la définition des informations échangées entre les parties est particulièrement importante. Il est nécessaire de définir les informations confidentielles qui vont être échangées en fonction du projet sur lequel négocient les parties. Ainsi, il est possible de délimiter le champs des informations confidentielles en prévoyant par exemple que les tarifs pratiqués, les résultats d'une étude ou d'un sondage, les listes de clients, etc... sont des documents strictement confidentiels au titre de cet accord et qu'ils ne peuvent être divulgués par la partie qui les reçoit.

Les obligations des parties

Lorsqu'elles signent un accord de confidentialité, les parties s'engagent principalement à préserver la confidentialité des informations divulguées. Elles s'engagent également à ne pas les exploiter dans un objectif autre que celui déterminé dans l'accord. Les parties peuvent également décider de faire peser sur l'autre partie davantage d'obligations dans le but de renforcer la confidentialité. Il est notamment possible de préciser que les documents échangés porteront la mention "confidentiel", qu'ils seront échangés uniquement par email ou voie postale, qu'ils seront conservés dans un coffre-fort, etc... Plus les parties détaillent les obligations qui leur incombent, plus elles renforcent l'efficacité de l'accord et limitent les éventuelles divulgation d'informations confidentielles.

Quel doit être la durée d'un NDA ?

Un accord de confidentialité est souvent conclu dans le cadre des négociations entre des parties qui souhaitent protéger les informations confidentielles qu'elles s'échangent. Il entre en principe en vigueur à la date de sa signature par les parties. Cependant, si les informations ne sont échangées que plus tard, il est possible de décaler son entrée en vigueur à la date de remise des informations confidentielles. L'accord peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée. Il est préférable de conclure un accord de confidentialité à durée indéterminée si vous ne connaissez pas la durée des négociations que vous engagez et que celles-ci peuvent être longues. En revanche, pour des négociations plus courtes, vous pouvez conclure un accord de confidentialité à durée déterminée en choisissant un terme qui couvre au minimum la période de négociation envisagée (par exemple : 6, 12, 18... mois) Dans tous les cas, la durée de l'accord pourra être prolongée si les deux parties le souhaitent.

L'indemnité compensatrice

Afin de rendre les accords de confidentialité davantage contraignants, ils prévoient généralement une clause "pénale" qui détermine le montant (ou le mode de calcul du montant) de l'indemnité dans le cas où l'une des parties manque à ses obligations. Il est possible de prévoir un montant a priori, c'est-à-dire dans l'accord, et qui sera versé par la partie fautive à la partie victime. Ce montant a d'abord un rôle préventif et permet de dissuader les parties de commettre des erreurs. Il a également un rôle de garantie car, sauf révision par le juge, la partie victime connait à l'avance le montant de l'indemnité qu'elle peut percevoir. De plus, l'existence et le contenu de cette clause n'empêche pas la victime d'intenter une action en dommages et intérêts devant le juge compétent, ou toute action en indemnisation des préjudices afférents. Si les parties ne souhaitent pas déterminer un montant dans l'accord, elles devront fixer ce montant d'un commun accord en cas de faute. À défaut d'accord amiable, le montant sera déterminé par un expert.